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文印外包回歸采購本質 —訪賽格立諾辦公科技有限公司總經理任志雄

來源:本站    日期:2015-02-15    點擊率:4507

公共采購雜志2014年2月刊

2014年,中央、中直機構的辦公文印設備采購方式將要“變臉”,打印機、複印機、多功能複合機等文印設備將實施批量集中采購,設備廠商和服務商應該如何應對這種新形勢?2014年什麽樣的辦公文印設備才能符合政采需求?記者帶著這些問題采訪了賽格立諾辦公科技有限公司總經理任志雄,任總卻給了記者一個意想不到的答案,他認爲,最好的采購方法就是一台設備也不買,而將文件管理外包出去。

傳統采購弊端催發文印外包

任志雄認爲打印機、複印機等文印設備屬于單價成本和使用成本高昂的物品,經賽格立諾統計:文印設備後期直接使用成本(如耗材、零配件、服務等)是采購成本的3倍,使用的隱性成本(如時間、設備冗余、人力、輸出冗余等)是設備采購成本的5倍。

同時傳統的文印設備采購存在三大弊端,第一是由于缺乏先期專業的規劃,打印機、複印機産品的配置數量超標;第二是維修保養流程複雜,傳統的被動報修模式,設備故障無法及時解決,嚴重影響使用。而且設備維修企業爲了保證利潤,即使不會故意破壞設備,也不會主動進行未保養.在這樣的情況下,設備處于無保養的使用狀況,突發狀況頻生。第三是多人使用一台文印設備,成本不明且難以控制,造成紙張的大量浪費,尤其是多人打印完成的文件混合堆積,極易造成機密文件信息的泄露。

任志雄表示,正因爲發現了傳統辦公文印采購的弊端,根據文印設備的使用特性,賽格立諾辦公科技有限公司推出了一種新的辦公服務模式——文印管理外包服務。

文印外包回歸采購本質

文印管理外包服務是解決客戶文印管理實際需求的新型服務模式,服務商對文印成本、質量、安全等最終結果負責。企事業單位從此無需再爲設備、耗材、零配件及維修服務投入資金,只需按照實際印量付費。

文印管理外包服務包括四個部分,第一賽格立諾根據客戶文件輸出需求,在充分調研的基礎上向客戶提供優化的設計方案,進行設備合理布局;第二定制及部署文件管理軟件,根據客戶需求提供文印管理解決方案;第三與客戶簽訂長期的服務合同,確認服務期限,全面接管客戶文件設備運營服務,提供文件生成、存儲、掃描、歸檔、流轉、安全輸出等全面解決方案,同時提供零配件耗材供應、維修保養、系統升級等服務;第四提供文印衍生品回收服務,解決耗材汙染問題。賽格立諾文印管理外包服務一步到位的解決了設備采購、管理、維修、耗材供應等問題。

文印外包成爲政采新關注點

文印管理外包服務一經推出就獲得了企業用戶的青睐,但是在政府機構推廣方面卻遇到困難,任志雄告訴記者,主要是由于政府機構財務制度嚴格規範,專款專用,采購複印機等硬件産品的預算無法轉化爲采購文件外包服務的費用。這一狀況在十八屆三中全會通過的《全面深化改革決定》發表後有了新的突破,2014129日,財政部發布了《關于做好政府購買服務工作的有關問題的通知》,明確的指出未來在政府采購中,可以進行辦公服務采購,這標志著文印管理外包服務將正式列入政府采購名錄,成爲政府采購的一部分。

其實在20125月財政部頒布的《政府采購品目分類目錄》中就已經有關于“辦公設備租賃服務”及“辦公設備維修和保養服務”的條目,在這之後,在文件外包的便捷服務及節能減排、降本增效效益的引導下,一些有遠見的政府部門開始嘗試文印管理外包服務,北京市東城區政務大廳就是其中之一。201211月東城區政務大廳成功實施文印管理外包,開創了政府辦公設備外包服務的全新合作模式。

賽格立諾在全面精細調研的基礎上,根據東城區政務大廳每個樓層、區域、部門的文印需求,對文印設備進行整合優化設計,重新布局,更科學的滿足文印需求。

同時,賽格立諾根據實際文印管理需求,定制文件輸出管理系統,實現費用精確核算與分攤到每個部門每個員工;憑卡打印,保證文件信息安全;設備耗材及零配件進行有效管控,實現設備故障及耗材狀況提前做出預警報告,及時上門排除故障或補充耗材,保證永不停印。

實行文印管理外包之後,東城區政務大廳文印設備從130台遞減至82台,單張成本下降20%,節省紙張達50%,用電能耗及碳排放下降93%;同時實現90%的廢舊耗材環保回收,該項目目前已列入東城區發改委綠色節能推薦項目。特別值得一提的是東城區政府未承擔更換新打印設備的成本,實現零元升級。

尤其是北京市政府響應十八大號召,繼續深入貫徹執行《節能減排“十二五”規劃》,提出 “整合辦公資源,提高辦公用品利用效率,鼓勵采用打印、複印、掃描多功能一體機,雙面利用打印紙,盡量減少辦公設備電耗和待機能耗”指示後,北京市內的衆多政府機構和部門開始著手于文件外包服務的引入。

文印外包采購實現雙贏

任志雄認爲,文印管理外包服務最終會被所有的政府機構所認可,因爲它使采購單位和外包服務商産生相同的利益訴求,由于文件外包是根據按張計費,所以對于外包服務商來說,單張成本越低、設備損壞的次數越少,利潤越高,所以服務商會提供最科學的解決方案和最耐用耗材,盡可能降低設備故障頻率,最後的結果是服務商獲得利潤,而政府的打印成本(包括耗材、紙張、能源、碳排放)都大幅降低,實現了雙贏。

但是,這樣的采購模式會對服務商提出新的挑戰,首先服務商需要一定的資本規模,在文印管理外包服務中政府不直接進行文印設備硬件的采購,需要供應商提供;其次需要較強的軟件開發能力,可以實現文印管理的“私人定制”,即根據采購單位的需求進行軟件的研發;第三多品牌兼容能力。如上是很多廠商和服務商無法提供的,在國內目前只有賽格立諾等幾家資深的服務商具備此能力。

互聯網助力文印外包

對于文印管理外包服務模式的未來發展,任志雄很有信心的表示,文印管理外包服務的發展必然與互聯網聯合,必定是”O2O”的模式,主要表現有三個方面,第一方面必然實現電話、網站、手機App及微信公衆平台多條服務渠道,在傳統的電話報修之外,賽格立諾在2014年將實現網站在線報修和微信公共服務平台報修,只要用戶關注賽格立諾微信公衆平台,即可進行服務預約及文印設備使用情況(如維修記錄、設備的打印數量等)查詢,所有的報修服務將統一進行管理,使預約更及時有效。第二設備管理遠程化,借助賽格立諾自建的智能物聯網技術,可以實現設備的遠程監控、遠程抄表,如設備打印質量、耗材的添加、是否需要保養和零配件更換,在用戶還未提出服務,我們已經爲服務做好准備。第三,開創全新的雲打印通路,賽格立諾利用最先進的雲打印技術,使打印不再受空間、網絡限制,只要使用賽格立諾的雲打印技術,即可以通過您的手機、iPad和電腦,在任何時間、任何地點發送打印作業,並在指定文印設備上輸出。

任志雄表示,20年來,賽格立諾一直致力于專業辦公服務,在複合機分銷、軟件研發、文印管理外包、O2O電子商務、辦公系統集成、辦公裝修工程等方面頗多建樹,正式因爲這些項目的積累,與衆多辦公設備供應廠商形成穩定堅實的合作關系,在文件外包服務項目上得到廠商的大力支持,加之在軟件方面的領先行業的研發實力,作爲本土OA行業的代表,賽格立諾已經走在文印管理外包服務的行業前端,並打造行業內第一品牌——每座美印。